Google Hangouts Meet – Xu Hướng Cho Các Cuộc Họp Trực Tuyến

Google Hangouts Meet - Xu Hướng Cho Các Cuộc Họp Trực Tuyến

 

Giải pháp họp trực tuyến qua các công cụ như Hangouts Meet, hay Zoom Cloud Meetings ngày càng trở thành xu hướng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn, đặc biệt là ở thời điểm người người ngại tiếp xúc trực tiếp vì lo sợ dịch bệnh lây lan như hiện nay. Cùng với nhu cầu hướng đến sự tiện lợi, nhanh chóng và dễ dàng, những cuộc họp online nên được ứng dụng để rút ngắn thời gian, tiết kiệm chi phí và công sức. Vậy Google Hangouts Meet là gì? Sử dụng Google Hangouts Meet như nào? Google Hangouts Meet có mất phí không?  Bài viết dưới đây Viễn Thông Xanh sẽ giải đáp cũng như hướng dẫn các bạn chi tiết nhất về Google Hangouts Meet.

Google hangouts meet là gì?

Google Hangouts Meet - Xu Hướng Cho Các Cuộc Họp Trực Tuyến
Google Hangouts Meet – cho phép tổ chức các cuộc họp qua internet

 

Hangouts Meet là phần mềm họp trực tuyến cho phép người dùng tổ chức các cuộc họp, hội thảo từ xa được phát triển bởi Google, nhằm phục vụ đối tượng là các doanh nghiệp. Ngoài tính năng chat, gọi điện thoại, gọi video, Hangouts Meet còn cập nhật thêm nhiều tính năng mới như:

  • Cho phép chia sẻ link để nhiều người cùng tham gia vào cuộc họp mà không cần tài khoản.
  • Có thể gọi khi đang di chuyển bằng thiết bị di động.
  • Số lượng người tham gia tối đa lên đến 100 người và không giới hạn thời gian cuộc gọi (ở nền tảng Hangout cũ chỉ có 25 người tham gia).
  • Dễ dàng lên lịch các cuộc họp trên Hangouts Meet và chia sẻ với những người khác.

Với những tính năng nổi bật trên, Hangouts Meet thích hợp để phục vụ cho các hoạt động tổ chức hội thảo, cuộc họp trong doanh nghiệp hơn là dùng để liên lạc giữa các cá nhân.

Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng Hangouts Meet?

Không phải lúc nào một cuộc họp truyền thống tại văn phòng cũng là giải pháp tối ưu và hữu hiệu nhất cho doanh nghiệp. Sẽ có những trường hợp bắt buộc bạn không thể đến trực tiếp để tham gia vào cuộc họp như đi công tác, những công việc gấp cần giải quyết ngay, hoặc những trường hợp bị hạn chế ra ngoài, tiếp xúc trực tiếp với người khác như bản thân đau ốm, dịch bệnh… Lúc này, hình thức họp trực tuyến qua Hangouts Meet giúp bạn kết nối nhanh, không bỏ lỡ những thông tin quan trọng, xử lý kịp thời các vấn đề đang cần giải quyết gấp rút.

Ngoài ra, Hangouts Meet còn mang lại nhiều lợi ích như:

  • Tính tiện lợi: không cần bất kỳ tài khoản Gmail hay G Suite bạn vẫn kết nối được với cuộc họp thông qua liên kết được gửi từ người tạo một cách nhanh chóng và đơn giản. Đây được xem là một ưu điểm nổi bật của Hangouts Meet so với các phần mềm họp online khác. Bên cạnh đó, Hangouts Meet còn hỗ trợ trên nền tảng di động thông qua app nên ở bất kỳ đâu bạn cũng dễ dàng tham gia vào cuộc họp qua điện thoại hoặc máy tính bảng.
  • Tiết kiệm chi phí: để tổ chức một buổi hội thảo hoặc một cuộc họp với số lượng nhân viên lớn bạn cần thuê một địa điểm phù hợp, chưa kể các chi phí như nhân viên phục vụ, đồ ăn, nước uống, di chuyển… chiếm một khoản tiền khá lớn. Thông qua Hangouts Meet tất cả chi phí trên được tiết kiệm ở mức tối đa, bởi chỉ cần một thiết bị kết nối mạng là bạn đã liên hệ được mọi người.
  • Tiết kiệm thời gian: với những cuộc họp ngắn, có nội dung đơn giản giữa đối tác hay những người trong doanh nghiệp nhưng làm việc ở nhiều chi nhánh, khi tổ chức trực tiếp sẽ rất lãng phí thời gian. Bởi đôi khi thời gian để di chuyển qua lại giữa hai bên còn nhiều hơn thời gian họp, do đó giải pháp sử dụng Hangouts Meet là cực kỳ hợp lý.

Với xu hướng tối ưu quá trình, tiết kiệm thời gian, chi phí thì những cuộc họp trực tuyến trên Hangouts Meet là sự lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp.

Hướng dẫn sử dụng Hangouts Meet

Để tự tạo được cuộc họp trên Hangouts Meet bạn cần có tài khoản G Suite. Nếu chưa có hãy đăng ký trước khi bắt đầu nhé!

Lưu ý: Khi đăng ký tài khoản G Suite bạn chỉ được sử dụng miễn phí trong vòng 14 ngày, sau đó sẽ tính phí theo bảng giá dưới đây:

Google Hangouts Meet - Xu Hướng Cho Các Cuộc Họp Trực Tuyến
Bảng giá tài khoản G Suite

 

Cách tạo phòng họp trực tuyến qua Hangouts Meet

Bước 1: Truy cập vào địa chỉ: https://meet.google.com/. Sau đó nhấn vào nút “Đăng nhập” hoặc “Sign in” để vào Hangouts Meet.

Google Hangouts Meet - Xu Hướng Cho Các Cuộc Họp Trực Tuyến
Đăng nhập tài khoản để sử dụng

 

Bước 2: Cấu hình âm thanh, camera bằng cách nhấp chọn biểu tượng có hình bánh răng.

Google Hangouts Meet - Xu Hướng Cho Các Cuộc Họp Trực Tuyến
Cấu hình âm thanh, camera trên Hangouts Meet.

 

Khi gắn các thiết bị âm thanh hay camera vào hệ thống sẽ tự nhận và hiển thị thông báo cho bạn. Sau khi kiểm tra xong bạn nhấp vào “Done” để hoàn thành.

Google Hangouts Meet - Xu Hướng Cho Các Cuộc Họp Trực Tuyến
Thông báo về tình trạng camera, âm thanh trên Hangouts Meet.

 

Bước 3: Tạo một phòng họp online mới hoặc tham gia vào cuộc họp có sẵn.

Bạn nhấp chọn mục “Join or start a meeting” để tạo hoặc tham gia vào một cuộc họp.

Google Hangouts Meet - Xu Hướng Cho Các Cuộc Họp Trực Tuyến
Tạo một cuộc họp mới trên Hangouts Meet.

 

Tiếp theo:

  • Nếu bạn muốn tham gia vào cuộc họp trực tuyến có sẵn hãy nhập mã cuộc họp.
  • Nếu muốn tạo cuộc họp mới hãy nhập tên cho cuộc họp.

Nhấp chọn “Continue” để tiếp tục.

Google Hangouts Meet - Xu Hướng Cho Các Cuộc Họp Trực Tuyến
Nhập tên hoặc mã cuôc họp

Bước 4: Để bắt đầu cuộc họp bạn chọn “Join meeting”

Google Hangouts Meet - Xu Hướng Cho Các Cuộc Họp Trực Tuyến
Để bắt đầu cuộc họp, chọn Join meeting

 

Bước 5: Chia sẻ cuộc họp đã tạo cho những thành viên khác

Để đồng nghiệp hoặc những người liên quan có thể tham gia vào cuộc họp bạn tạo, hãy sao chép và gửi liên kết cuộc họp vừa tạo cho họ.

Mỗi cuộc họp sẽ có một địa chỉ truy cập riêng, người nhận chỉ cần click vào liên kết bạn gửi là có thể tham gia ngay vào cuộc họp.

Google Hangouts Meet - Xu Hướng Cho Các Cuộc Họp Trực Tuyến
Chia sẻ liên kết cuộc họp đã tạo

 

Yêu cầu được tham gia vào cuộc họp

Bước 1: Nhấp vào liên kết được chia sẻ để tham gia vào cuộc họp.

Ví dụ: https://meet.google.com/hqg-sdio-xnv

Bước 2:

  • Nếu đã có tài khoản Google, bạn chọn “Yêu cầu tham gia” để được tham gia vào cuộc họp.
Google Hangouts Meet - Xu Hướng Cho Các Cuộc Họp Trực Tuyến
Yêu cầu tham gia vào cuộc họp có sẵn

 

  • Nếu chưa có tài khoản Google, bạn nhập tên vào ô trống và nhấp chọn “Yêu cầu tham gia.
Google Hangouts Meet - Xu Hướng Cho Các Cuộc Họp Trực Tuyến
Yêu cầu tham gia cuộc họp khi bạn chưa có tài khoản

 

Bước 3: Khi yêu cầu tham được gửi đi, người tạo cuộc họp sẽ nhận được thông báo để cho phép (Admit) hoặc từ chối (Deny entry) người tham gia.

Google Hangouts Meet - Xu Hướng Cho Các Cuộc Họp Trực Tuyến
Người tạo cuộc họp có thể đồng ý hoăc từ chối yêu cầu tham gia

 

Cách sử dụng tính năng thuyết trình trong cuộc họp trên Hangouts Meet

Bước 1: Chọn “Present now” ở góc cuối màn hình bên phải.

Google Hangouts Meet - Xu Hướng Cho Các Cuộc Họp Trực Tuyến
Chia sẻ tài liệu thuyết trình qua Hanguots

 

Bước 2: Chọn mục cần thuyết trình, sau đó nhấn chọn “Share” để chia sẻ nội dung thuyết trình vào cuộc họp.

Lưu ý: Việc chia sẻ tài liệu thuyết trình với những người trong phòng họp sẽ thông qua màn hình máy tính. Nên bạn phải mở file tài liệu trên máy tính lên trước, sau đó chọn màn hình đang mở để chia sẻ, không phải chia sẻ trực tiếp file cho những người khác.

Google Hangouts Meet - Xu Hướng Cho Các Cuộc Họp Trực Tuyến
Chọn mục thuyết trình cần chia sẻ

Kết luận

Hangouts Meet hay những ứng dụng họp trực tuyến khác là một trong những xu hướng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn, nhằm mục đích tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí hoặc giúp nhân viên, khách hàng giải quyết được tình huống khẩn cấp khi đau ốm, dịch bệnh, công tác xa… mà vẫn đảm bảo hiệu quả công việc. Cùng với đó, các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cũng đang dần chuyển mình sang môi trường online để thích ứng tốt nhất với mọi tình huống. Và SEO sẽ là cầu nối giúp doanh nghiệp tiếp cận đúng khách hàng tiềm năng thông qua các công cụ tìm kiếm trực tuyến.

Trên đây là một số giải đáp cũng như hướng dẫn sử dụng của Viễn Thông Xanh về ứng dụng Hangouts Meet. Hi vọng qua bài viết này các bạn có thể hiểu cũng như đưa ra được lựa chọn sử dụng phù hợp nhất dành cho mình.

21 bình luận trên “Google Hangouts Meet – Xu Hướng Cho Các Cuộc Họp Trực Tuyến

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *