Hệ thống thoại PBX và VoIP: Lựa chọn như nào cho phù hợp?

Hệ thống tổng đài và hệ thống điện thoại VoIP là hai loại hệ thống điện thoại chính được áp dụng trong giao tiếp kinh doanh. PBX và VoIP, bạn sẽ chọn cái nào cho hệ thống điện thoại doanh nghiệp? Trong bài viết này, một số điểm khác biệt giữa hai hệ thống điện thoại doanh nghiệp này và các mẹo chọn hệ thống điện thoại doanh nghiệp phù hợp sẽ được Viễn Thông Xanh làm rõ. Chúng ta sẽ bắt đầu với những điều cơ bản về PBX và VoIP.

Định nghĩa về PBX và VoIP

PBX (Private Branch Exchange) là hệ thống điện thoại doanh nghiệp kết nối điện thoại bàn văn phòng trong cùng một mạng, cho phép nhân viên trong công ty gọi điện cho nhau và chuyển cuộc gọi miễn phí. Thông thường có ba loại PBX: PBX truyền thống, IP PBX và Cloud PBX. Hệ thống điện thoại tổng đài IP có thể cung cấp các giải pháp UC (Giao tiếp hợp nhất) cấp doanh nghiệp với IVR (Phản hồi giọng nói tương tác) đa cấp cho các doanh nghiệp có quy mô khác nhau.

VoIP (Voice-over-Internet Protocol) là một công nghệ được sử dụng để truyền dữ liệu thoại qua kết nối Internet. Hệ thống điện thoại VoIP lấy giọng nói của bạn, biến nó thành dữ liệu tệp, nén các tệp đó, sau đó chuyển đổi các tệp đó thành gói dữ liệu. Tất cả điều này xảy ra trong thời gian thực, gần như tức thời. Các gói này được gửi qua Internet đến nhà cung cấp VoIP. Sau đó, nhà cung cấp chuyển đổi chúng trở lại và gửi chúng đến điện thoại khác. Chất lượng âm thanh của VoIP có thể bị ảnh hưởng bởi băng thông và thiết bị được sử dụng, nhưng hiện nay nhiều giao thức và codec khác nhau được cung cấp để đảm bảo chất lượng âm thanh HD. Hệ thống điện thoại VoIP có thể cung cấp thông tin liên lạc thoại có độ trung thực cao, đáng tin cậy, an toàn và có thể mở rộng cho các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn.

Sự khác biệt giữa PBX và VoIP

PBX và VoIP: Đầu tư trả trước

Với hệ thống điện thoại VoIP, phần cứng chính bạn cần đầu tư là điện thoại IP. Bạn thậm chí có thể sử dụng tai nghe USB với máy tính để cắt giảm chi phí trả trước hơn nữa. Tuy nhiên, việc lắp đặt hệ thống tổng đài tại chỗ là một dự án lớn và đòi hỏi một khoản đầu tư trả trước lớn. Cần có nguồn điện liên tục, bộ định tuyến đắt tiền, cổng VoIP, phần mềm và phần cứng khác.

PBX và VoIP: Cơ sở hạ tầng

Hệ thống điện thoại VoIP yêu cầu cáp Cat5 hoặc cao hơn cho mỗi thiết bị để hoạt động. Ngoài cáp, lưu lượng điện thoại VoIP sẽ đi trên mạng dữ liệu hiện có của bạn. Ngoài ra, điện thoại VoIP sẽ cần được cắm vào bộ chuyển đổi dữ liệu, vì vậy bạn sẽ cần phải có sẵn các cổng bổ sung, tốt nhất là PoE. Vì vậy, nhiều yếu tố cần được tính đến một cách toàn diện trước khi triển khai hệ thống VoIP. Hệ thống điện thoại doanh nghiệp PBX có thể sử dụng Cat3 và cũng không ảnh hưởng đến mạng dữ liệu.

PBX và VoIP: Bảo trì

Nhà cung cấp xử lý tất cả các phần cứng và phần mềm phức tạp của hệ thống VoIP. Nhưng với PBX, nhóm CNTT của bạn sẽ bận rộn. Vì bạn phải quản lý hệ thống, cập nhật và giám sát nó. Nếu bất kỳ tính năng nào ngừng hoạt động, nhân viên của bạn cần khắc phục sự cố và khắc phục sự cố.

PBX và VoIP: Khả năng mở rộng

Một hệ thống điện thoại kinh doanh VoIP có thể được mở rộng nhanh chóng. Vì hệ thống điện thoại kinh doanh VoIP thường dựa trên giấy phép, khi giấy phép được thêm vào, phần mở rộng sẽ được tạo. Với PBX hoạt động trên thẻ, nó không đơn giản như vậy. Bạn phải thêm các đường dây điện thoại phụ và cài đặt phần cứng mới. Đối với các văn phòng mới, bạn cần lắp đặt hệ thống tổng đài hoàn toàn mới.

PBX và VoIP: Khả năng tương thích

Với hệ thống VoIP, bạn có thể sử dụng điện thoại IP hoặc điện thoại bàn thông thường với bộ chuyển đổi. Đại lý thậm chí có thể sử dụng thiết bị di động của riêng họ hoặc một ứng dụng softphone trên máy tính của họ. PBX vs VoIP, một PBX truyền thống chỉ có thể hoạt động với các điện thoại có thể hoạt động như điện thoại độc quyền, vì vậy thường có các vấn đề về khả năng tương thích.

PBX và VoIP: tiết kiệm chi phí

Các nhà cung cấp VoIP thường tuân theo một mô hình đăng ký. Mặc dù chi phí vận hành của PBX tại chỗ phụ thuộc vào thiết lập của bạn, bao gồm giấy phép phần mềm, phí bảo trì và dịch vụ, phí cập nhật và hóa đơn điện thoại của bạn. Chỉ riêng chi phí điện thoại cố định kinh doanh của hệ thống PBX thông thường có thể đắt hơn tới 60% so với hệ thống điện thoại VoIP.

Làm thế nào để chọn hệ thống thoại phù hợp cho doanh nghiệp?

Làm thế nào để lựa chọn giữa hệ thống PBX và VoIP? Quy mô của doanh nghiệp, môi trường mạng tổng thể, tổng chi phí và việc vận hành & bảo trì đều cần được xem xét. Trả lời các câu hỏi sau và đưa ra lựa chọn sáng suốt của bạn trước khi chọn hệ thống điện thoại doanh nghiệp phù hợp.

1. Ngân sách của bạn cho hệ thống điện thoại doanh nghiệp là bao nhiêu?

PBX và VoIP, chi phí thiết lập và vận hành hệ thống điện thoại VoIP thấp hơn nhiều so với hệ thống PBX. Như đã thảo luận ở trên, việc lắp đặt PBX tại chỗ là một công việc tốn kém về vốn. Hệ thống VoIP loại bỏ nhu cầu về phần cứng bổ sung này vì kết nối băng thông rộng cung cấp năng lượng cho dịch vụ.

2. Kết nối mạng của công ty bạn có đủ ổn định không?

Hệ thống điện thoại VoIP hầu hết được sử dụng ngày nay yêu cầu kết nối internet ổn định và nhanh chóng. Do đó, một hệ thống PBX truyền thống có thể tốt hơn cho liên lạc kinh doanh nếu kết nối mạng của công ty bạn hầu hết không ổn định.

3. Bạn có nhân viên IT nội bộ để bảo trì hệ thống điện thoại của doanh nghiệp không?

Nếu bạn có nhân viên CNTT với chuyên môn cần thiết và bạn muốn kiểm soát tối đa hệ thống điện thoại doanh nghiệp của mình, hệ thống PBX tại chỗ là một lựa chọn tuyệt vời. Đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc các công ty khởi nghiệp thiếu nguồn lực CNTT, một hệ thống điện thoại VoIP sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức vì mọi thứ đều do nhà cung cấp dịch vụ phụ trách.

4. Công ty của bạn có thay đổi nhân sự đáng kể nào trong thời gian sắp tới không?

Nếu câu trả lời là có, hệ thống điện thoại VoIP sẽ phù hợp với công ty của bạn. Như đã đề cập ở trên, PBX và VoIP, nó dễ mở rộng hơn nhiều so với một hệ thống PBX. Theo đó, hệ thống điện thoại VoIP đặc biệt có lợi cho các doanh nghiệp thời vụ với nhu cầu liên lạc thường xuyên thay đổi hoặc các công ty khởi nghiệp đang có tốc độ phát triển nhanh chóng.